Biuro medyczne stale stoi przed wieloma wyzwaniami. Praca kierownika biura medycznego polega na zidentyfikowaniu ich i zrozumieniu koniecznych kroków w celu wdrożenia skutecznych strategii.
1 Przygotowanie do zmiany
Niezależnie od tego, czy jest to pożądane, czy nie, zmiana jest nieunikniona, szczególnie w branży opieki zdrowotnej. Ważne jest, aby być przygotowanym na zmiany, które mogą nastąpić, które mogą być technologią, zgodnością lub w celu spełnienia wymagań twoich pacjentów. Niezależnie od tego, co zmienia twoje doświadczenia w gabinecie lekarskim, najważniejsze znaczenie tych zmian ma sposób, w jaki reagujesz na nie.
Kierownicy biura medycznego muszą być gotowi i być w stanie zidentyfikować możliwości zmian, które zwiększą wydajność i efektywność biura. Ważne jest, aby być na bieżąco z trendami w opiece zdrowotnej w zakresie finansów, zgodności i planowania na przyszłość.
2 Przejście do 5010
Mimo, że wszyscy dostawcy, szpitale i płatnicy przeszli na termin konwersji ze standardów 4010 na elektroniczne transakcje medyczne do wersji 5010 w przypadku roszczeń elektronicznych, przejście jest dalekie od zakończenia. Obiekty w całym kraju doświadczają wielu wyzwań związanych z powrotem do "norm" fakturowania i kodowania. Zgłaszanie czystych roszczeń zajmie trochę czasu, ponieważ po prostu – nikt z nas nie wiedział dokładnie, z czym mamy do czynienia.
Najważniejszym krokiem, jaki możesz wykonać, jest zidentyfikowanie każdego problemu w miarę jego powstawania. Niezależnie od tego, czy masz własny dział IT, czy musisz skontaktować się z dostawcą oprogramowania do fakturowania, przygotuj się na przykłady tego, co robią Twoje bony, aby naprawić te rzeczy. Niestety nie ma szybkiego rozwiązania, ale pozostawanie na szczycie tych "błędów" będzie ci dobrze służyło na dłuższą metę.
3 Ochrona prywatności pacjentów
Wszyscy pracownicy służby zdrowia mają obowiązek dbać o to, aby ich personel był przeszkolony i poinformowany o zgodności z przepisami HIPAA. Niezależnie od tego, czy celowe czy przypadkowe, nieuprawnione ujawnienie PHI jest uważane za naruszenie HIPAA. Oto 5 wskazówek, które pozwolą uniknąć naruszenia HIPAA:
- Pracownicy służby zdrowia powinni bardzo uważać, aby nie ujawniać informacji poprzez rutynową rozmowę. Można to łatwo zrobić, wspominając osobie trzeciej coś, co wydaje się nieistotne, mówiąc, że John Smith miał dziś wizytę w biurze.
- Dyskusja na temat informacji o pacjencie w poczekalniach, korytarzach lub windach powinna być ściśle ograniczona. Wrażliwe informacje mogą być podsłuchane przez odwiedzających lub innych pacjentów. Upewnij się także, że zapisy pacjentów są niedostępne dla obszarów ogólnodostępnych.
- PHI nigdy nie powinien być wyrzucany do kosza na śmieci. Każdy dokument wyrzucony do kosza jest otwarty dla publiczności, a zatem stanowi naruszenie informacji. Użyj zewnętrznej usługi, która specjalizuje się w prawidłowym usuwaniu PHI.
- Plotki są szczególnie trudne do kontrolowania. Dlatego ważne jest, aby dostęp do informacji był ściśle ograniczony do pracowników, których praca wymaga tych informacji. Tego typu naruszenie może być szczególnie szkodliwe dla reputacji organizacji, zwłaszcza w małych społecznościach, w których "wszyscy znają wszystkich".
- Sprzedawanie list pacjentów lub ujawnianie PHI stronom trzecim w celach marketingowych jest surowo zabronione bez uprzedniej zgody pacjenta. Pamiętaj, że ujawnianie informacji o pacjencie powinno być dostępne tylko w celu zapewnienia wysokiej jakości opieki.
4 Kontrola zakażeń
Głównym celem kontroli zakażeń w gabinecie lekarskim jest zapobieganie rozprzestrzenianiu się chorób zakaźnych. Jak wszyscy wiemy, właściwe mycie rąk jest najskuteczniejszym sposobem zapobiegania rozprzestrzenianiu się infekcji, jednak samo mycie rąk nie może wykonać tej pracy. Pacjenci i personel mogą pomóc:
- Utrzymywać aktualność szczepień, w tym szczepionki przeciw grypie
- Stosować właściwą higienę podczas kaszlu i kichania
- Przestrzegać odpowiednich wytycznych dotyczących postępowania z krwią i innymi płynami ustrojowymi
- Stosować odpowiednie środki ochrony indywidualnej (PPE) w stosownych przypadkach
Najważniejszym krokiem, jaki może podjąć urząd medyczny, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się chorób zakaźnych, jest dodanie bezdotykowych lub niewymagających użycia rąk produktów, które promują bezpieczeństwo pacjentów i zapewniają ochronę pacjentów i personelu.
5 Nienależnych roszczeń
Bez względu na to, czy Twoje roszczenia medyczne są rozliczane drogą elektroniczną lub papierową listownie, konieczne jest, aby personel medyczny skontaktował się z przewoźnikami ubezpieczeniowymi w celu uzyskania statusu roszczenia. Po otrzymaniu rachunku przez firmę ubezpieczeniową, nie musisz być na ich łasce, aby otrzymać zapłatę w odpowiednim czasie.
W zależności od metody płatności powinieneś oczekiwać, że otrzymasz płatność w ciągu 15 dni. Jeśli twoje płatności z tytułu ubezpieczenia wynoszą średnio więcej niż 30 dni od momentu wysłania rachunków do momentu otrzymania płatności, biuro musi opracować procedurę zgłaszania roszczeń. Obserwowanie statusu roszczeń może zdecydowanie poprawić dni należności.
6 Kontrola wewnętrzna
Kontrola wewnętrzna definiowana jest jako proces mający na celu zniechęcanie do oszustw, zabezpieczanie zasobów firmy i zapewnienie zgodności z przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kontrola wewnętrzna jest skuteczna tylko wtedy, gdy są one określone przez specyficzne potrzeby biura medycznego, wdrożone, monitorowane i mierzone, aby upewnić się, że funkcjonują zgodnie z planem.
Biuro medyczne musi stosować proaktywne podejście w celu zapobiegania i wykrywania uchybień pracowników poprzez wprowadzenie polityki dotyczącej kontroli wewnętrznych. Zapobieganie i wykrywanie odgrywają bardzo ważną rolę w każdym procesie kontroli wewnętrznej, minimalizując pewien poziom ryzyka.
