Ogólnym celem zarządzania należnościami jest osiągnięcie jak najkrótszego okresu windykacji. Należności z kont, znane również jako konta pacjentów, odnoszą się do generowanych przychodów, ale jeszcze nie zostały zebrane. Aby zapewnić przepływ środków pieniężnych wystarczający do skutecznego zarządzania, urząd medyczny jest odpowiedzialny za zmaksymalizowanie swojego potencjału dochodowego.
Zarządzanie należnościami (AR) obejmuje prawie wszystkie obszary biura medycznego.
Zarządzanie udanymi należnościami wymaga pełnego zrozumienia, w jaki sposób każdy obszar lub dział odnosi się do cyklu przychodów i okresu gromadzenia należności. Przeanalizujmy każdy z ośmiu kluczowych obszarów.
1. Pojęcia prawne
Pojęcia prawne obejmują zrozumienie i przestrzeganie przepisów państwowych i federalnych. Obszar, który zawsze był przedmiotem największej troski, to oszustwa i nadużycia, zwłaszcza w odniesieniu do programów Medicare, Medicaid i innych programów finansowanych przez rząd.
Oszustwo odnosi się do umyślnego i świadomego zgłaszania roszczeń medycznych w celu oszukania jakiegokolwiek finansowanego przez rząd programu pieniędzy. Do najczęściej spotykanych form oszustw i nadużyć należą rozliczenia za niewykorzystany sprzęt, naliczanie opłat za niewykonane usługi, podwyższenie opłat za kodowanie w celu uzyskania wyższej stawki zwrotu i opłaty za uwolnienie.
Biuro Generalnego Inspektora (OIG) zaprojektowało i wydało specjalne ostrzeżenia o oszustwach dla społeczności pracowników służby zdrowia.
Te ostrzeżenia miały na celu upublicznienie ogólnokrajowych tendencji dotyczących oszustw. Jest to również sposób na zapewnienie wglądu i świadomości na temat nieuczciwych praktyk w branży i przeciwdziałanie naruszeniom specyficznym dla Medicare i Medicaid Anti-Kickback Law.
2. Negocjacje kontraktowe
Negocjacje kontraktowe wymagają nawiązania relacji finansowych z zarządzanymi organizacjami opieki.
Zarządzane organizacje opiekuńcze stanowią do 50 procent dochodu netto większości placówek medycznych.
Negocjowanie umów o zarządzanie objęte opieką wymaga kompleksowej znajomości procesu zawierania umów. Obejmuje to stawki zwrotu, daty skutecznego i wypowiedzenia, wytyczne dotyczące składania wniosków, warunki płatności i inne postanowienia umowne.
Strategia negocjacyjna każdego biura medycznego jest unikalna i będzie opierać się na różnych czynnikach, ale należy pamiętać o tych podstawowych pomysłach:
- Poznaj rynek: Czy wiesz, jaki procent twojego rynku ma Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare lub nieubezpieczony? Badanie rynku dostarcza cennych informacji wymaganych od wszystkich negocjacji kontraktowych.
- Bądź realistą: Zrozumienie zarządzanego środowiska opieki, w tym różnych metod płatności, zapewni ci podstawę informacji niezbędnych do realistycznego podejścia do negocjacji.
- Zatrudnij konsultanta: Wiele organizacji korzysta z usług konsultingowych, aby zapewnić negocjowanie umów o zarządzanie opieką ze względu na złożony charakter umów i związane z nimi aspekty prawne.
Należy konsultować się z radcą prawnym we wszystkich kwestiach związanych z umową, gdy istnieją znaczne i różne ekspozycje wobec organizacji lub gdy kwestie dotyczące umów wykraczają poza zakres kompetencji kierownictwa biura medycznego.
3. Zgodność
Opracowanie programu zgodności obejmuje przygotowanie pisemnego podręcznika opisującego politykę zgodności i Kodeks postępowania biura lekarskiego. Większość polityk zgodności urzędów medycznych obejmuje zarówno koncepcje etyczne, jak i prawne. OIG (Biuro Generalnego Inspektora) oferuje te siedem komponentów, które stanowią solidną podstawę dla programu zgodności urzędu medycznego.
- Prowadzenie wewnętrznego monitoringu i audytu;
- Wdrażanie standardów zgodności i praktyk;
- Wyznaczenie pracownika ds. Zgodności lub kontaktu;
- Prowadzenie odpowiedniego szkolenia i edukacji;
- Odpowiednia reakcja na wykryte przestępstwa i opracowanie działań korygujących;
- Rozwijanie otwartych linii komunikacji; i
- Egzekwowanie standardów dyscyplinarnych za pomocą dobrze nagłośnionych wytycznych.
4. Prawa pacjenta
Amerykańskie Biuro ds. Zarządzania Personelem określa trzy główne cele dotyczące rozwoju i wykorzystania praw pacjentów.
- Po pierwsze, aby zwiększyć zaufanie konsumentów poprzez zapewnienie, że system opieki zdrowotnej jest sprawiedliwy i odpowiada na potrzeby konsumentów, zapewnia konsumentom wiarygodne i skuteczne mechanizmy rozwiązywania ich problemów oraz zachęca konsumentów do odgrywania aktywnej roli w poprawie i zapewnieniu zdrowia.
- Po drugie, aby potwierdzić znaczenie silnego związku między pacjentami a ich pracownikami służby zdrowia.
- Po trzecie, aby potwierdzić kluczową rolę, jaką konsumenci odgrywają w zabezpieczaniu własnego zdrowia, ustanawiając zarówno prawa, jak i obowiązki dla wszystkich uczestników w zakresie poprawy stanu zdrowia.
W biurze medycznym istnieje osiem kluczowych obszarów związanych z prawami pacjenta.
- Informacje dla pacjentów: pacjenci mają prawo do dokładnych i łatwo zrozumiałych informacji na temat ich planu zdrowotnego, pracowników służby zdrowia i placówek opieki zdrowotnej.
- Wybór dostawców: pacjenci mają prawo wyboru dostawców usług medycznych, gdy ich potrzebują.
- Dostęp do służb ratunkowych: pacjenci mają prawo do nagłego leczenia bez względu na ich zdolność płatniczą.
- Świadoma zgoda: pacjenci powinni wyrażać zgodę na leczenie tylko wtedy, gdy mają wystarczające informacje na temat swojej diagnozy i wszystkich dostępnych opcji leczenia, które mogą zrozumieć.
- Poszanowanie i niedyskryminacja: pacjenci mają prawo do rozważenia, pełnej szacunku opieki ze strony wszystkich pracowników służby zdrowia i nie być dyskryminowani przy świadczeniu usług.
- Poufność: pacjenci mają prawo do prywatnej komunikacji i zachowania poufności informacji umożliwiających ich identyfikację.
- Skargi i odwołania: pacjenci mają prawo do sprawiedliwego i skutecznego rozwiązania wszelkich skarg złożonych do biura medycznego.
- Obowiązki pacjenta: pacjenci mają szereg obowiązków w biurze medycznym, w tym aktywny udział w planie leczenia, terminowe rozwiązywanie zobowiązań finansowych i pełna szacunku interakcja ze wszystkimi pracownikami.
5. Dostęp dla pacjentów
Sukces twojego gabinetu lekarskiego zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze funkcjonują usługi dostępu dla Pacjenta (lub personel z przodu). Cykl rachunku pacjenta pochodzi z początkowego wprowadzenia danych demograficznych pacjenta. Zbudowanie dynamicznego zespołu dostępu do pacjentów jest ważnym krokiem w kierunku poprawy rozliczeń i wysiłków związanych z gromadzeniem danych oraz zwiększeniem wydajności w przychodach.
Typowe przyczyny, dla których większość zespołów świadczących usługi dostępu do pacjentów mają niski wskaźnik wydajności, to brak odpowiednich zasobów, niewystarczające szkolenia i niewystarczający poziom zatrudnienia. Na szczęście można je rozwiązać szybko i bez wielkich wydatków.
6. Uchwyć ładunek
Znaczenie przechwytywania ładunków powinno być wyrażone we wszystkich działach. Personel kliniczny musi być świadomy swojej odpowiedzialności wobec należności dzięki dokładnej dokumentacji i pobieraniu opłat.
Pobieranie opłat obejmuje odpowiednie powiązanie kodów medycznych z usługami i procedurami wykonywanymi podczas wizyty pacjenta. Każdy obszar kliniczny odgrywa ważną rolę w terminowości kodowania i dokładności fakturowania. Istnieje wiele obszarów, które przyczyniają się do pobierania ładunku, w tym między innymi:
- Opieka ambulatoryjna
- Case Management
- Critical Care
- Laboratorium
- Maternity
- Medical-Surgical Unit
- Mental Health
- Nuclear Medicine
- Pain Management
- Pediatryczny
- Farmaceutyka
- Fizykoterapia
- Radiologia
- Leczenie ran
7. Zarządzanie informacjami zdrowotnymi
Zarządzanie informacjami o zdrowiu jest procesem utrzymywania, przechowywania i wyszukiwania informacji o stanie zdrowia pacjenta zgodnie z odpowiednimi wymogami agencji federalnych, stanowych i akredytacyjnych. Istnieje dziesięć obowiązków w ramach zarządzania informacjami zdrowotnymi.
- Kodowanie medyczne
- Transkrypcja medyczna
- Potrzeba medyczna
- Wsparcie dla personelu medycznego
- Montaż dokumentacji medycznej
- Utrzymanie dokumentacji medycznej
- Składanie i pobieranie danych
- Prywatność i bezpieczeństwo
- Ujawnianie informacji
- Utrzymywanie poufności
8. Usługi finansowe dla pacjentów
Usługi finansowe dla pacjentów są ostatecznie odpowiedzialne za dokładne i terminowe naliczanie i pobieranie należności w biurze medycznym.
Proces fakturowania medycznego wymaga pełnej wiedzy o ubezpieczających oraz o przepisach i regulacjach branży medycznej. Biurowe biura medyczne są odpowiedzialne za terminowe przekazywanie technicznych lub zawodowych roszczeń medycznych do firm ubezpieczeniowych, w tym biur lekarskich, szpitali, domów opieki lub innej placówki opieki zdrowotnej.
Skuteczne monitorowanie wyników prowadzi do szybkiego rozwiązania roszczeń biura medycznego. Rezygnacja z roszczeń powinna rozpocząć się tak szybko, jak siedem do dziesięciu dni po zgłoszeniu roszczenia do zapłaty. Natychmiastowe wysiłki zmierzające do uzyskania wypłaconych odszkodowań nie tylko zmniejszą należności, ale także zwiększą przepływ środków pieniężnych.
Odpowiedni personel z odpowiednimi szkoleniami w zakresie gromadzenia danych zapewni pożądany rezultat w fazie gromadzenia danych w cyklu dochodowym. Personel biura medycznego powinien znać podstawowe kroki niezbędne do skutecznego monitorowania roszczeń ubezpieczeniowych.
Współpraca i współpraca wszystkich ośmiu obszarów są integralnymi komponentami sukcesu zarządzania wierzytelnościami. Chociaż istnieją nieoczekiwane bariery, które mogą wpłynąć na okres zbierania AR, rolą przywódcy jest identyfikacja i dostosowanie się do tych barier dla sukcesu organizacji.
