Otrzymanie niewystarczającej ilości środków finansowych (NSF) jest po prostu czymś poza kontrolą jakiejkolwiek organizacji, chyba że zdecydujesz, że nie przyjmiesz w ogóle. Jednak nadal istnieje duża liczba osób, które piszą czeki osobiste, aby opłacić rachunki medyczne. Może nie być sposobu, aby to powstrzymać, ale istnieją sposoby na zminimalizowanie liczby wystąpień.
Aktywne podejście do polityki może znacznie ułatwić rozwiązanie tego problemu, jeśli tak się stanie.
Zapobieganie kontrolom NSF
Posiadanie dobrze rozwiniętej polityki finansowej może pomóc w zminimalizowaniu liczby kontroli NSF, które placówka otrzymuje. W biurze medycznym, jeśli masz zoptymalizowaną zasadę pobierania z góry, większość pacjentów z góry zna ich odpowiedzialność finansową, co sprawia, że są lepiej przygotowani do dokonywania płatności.
Kiedy pacjenci są wprowadzani na miejscu, aby dokonać płatności, nie mają oni szansy sprawdzić swojego konta bankowego, aby upewnić się, że dostępne są wystarczające fundusze. Uświadamianie pacjenta z wyprzedzeniem pozwala mu uzyskać wystarczającą ilość czasu na zarządzanie swoimi finansami w ramach przygotowań do zbliżającej się wizyty, zmianę terminu wizyty na inny dzień, co jest wygodniejsze lub w razie potrzeby dokonanie uzgodnień dotyczących płatności.
Kiedy się dzieje
Więc podjąłeś wszystkie środki ostrożności, aby zapobiec sprawdzeniu NSF, a jeszcze się prześlizgniesz, wciąż masz opcje.
Wskaż w swojej polityce, czy będziesz nadal akceptować czeki od pacjentów, którzy mają historię pisania złych czeków. Może to oznaczać, że urząd medyczny odmówi przyjęcia czeków od pacjentów z jednym sprawdzianem NSF lub nie więcej niż dwoma, jeśli szybko zauważy ich błąd i natychmiast dokona płatności gotówkowej.
Mam nadzieję, że rozwiąże to próbę sprawdzenia NSF. Jeśli nie, można podjąć dalsze kroki.
- Zadzwoń do pacjenta. Najprawdopodobniej pacjent będzie wiedział, zanim zrobi to, że ma odesłany czek. W żadnym wypadku nie mówisz im czegoś, o czym nie wiedzą. Uprzejmie prosimy o rozwiązanie sprawy tak szybko, jak to możliwe. Oferta zniesienia opłaty NSF, jeśli dokonają płatności w ciągu 5 dni.
- Wyślij list z potwierdzeniem. Przypomnij pacjentowi, że jest cenionym klientem i chciałbyś, aby rozwiązali sprawę bez dalszych incydentów. Upewnij się, że w żaden sposób nie zagrażasz pacjentowi.
- Skontaktuj się z bankiem. Jeśli próby skontaktowania się z pacjentem zakończą się niepowodzeniem, poczekaj kilka dni i skontaktuj się z bankiem, aby dowiedzieć się, czy jest wystarczająco dużo pieniędzy na pokrycie czeku. Jeśli tak, zwróć czek do banku i spienięż go, a następnie wpłać na konto.
- Przekaż konto do agencji windykacyjnej.
- Złożyć wniosek w sądzie ds. Drobnych roszczeń.
