Spotkania pracowników biur medycznych mogą być dość skuteczne, jeśli są wykorzystywane w wydajny i produktywny sposób. Spotkania są świetną formą komunikacji dla całej praktyki i powinny odbywać się regularnie. Podczas spotkań zaplanowanych co tydzień, co dwa tygodnie, a nawet co miesiąc, menedżerowie i pracownicy mogą terminowo rozwiązywać problemy w biurze.
Wielokrotne spotkania mogą stać się nieskuteczne, gdy nie ma wystarczającego planowania, aby uwzględnić ograniczenia czasowe lub prezentowane informacje nie są odpowiednio zorganizowane. Oto kilka sposobów na organizowanie bardziej efektywnych spotkań biur medycznych.
1 Agenda
Opracowanie standardowego porządku obrad pozwala na poruszanie kluczowych tematów na każdym posiedzeniu w kolejności według ważności. Dzięki temu każde spotkanie przebiega płynnie i pozostaje na temat z wystarczającą ilością czasu na omówienie wszystkich najważniejszych tematów. Wielokrotnie spotkania będą odbywać się w zaplanowanym czasie, ale spotkanie może się zakończyć na czas, o ile ważne kwestie zostaną rozwiązane.
Typowy program spotkania obejmuje:
- Powitanie i wprowadzenie
- Nieobecności
- Minuty z poprzedniego posiedzenia
- Problemy wynikające z poprzedniego spotkania
- Wykaz przedmiotów do omówienia według ich ważności
- Jakakolwiek inna działalność pozwalająca członkom personelu na poruszanie innych tematów
- Każda nowa firma na następne spotkanie
- Zamknięcie spotkania
Na liście przedmiotów uwzględnij standardowe przedmioty, które powinny być adresowane na każdym spotkaniu. Mogą to być kontrola zakażeń, HIPAA i cele finansowe.
Szukaj powtarzających się elementów z poprzednich agend, takich jak odmowa roszczenia, długie czasy oczekiwania i problemy z satysfakcją pacjenta.
2 Częstotliwość i długość czasu potrzebnego na opiekę nad pacjentem
Częstotliwość i długość spotkań w biurze zależą od kilku czynników. Ze względu na ograniczenia czasowe biura medycznego spotkania nie powinny zakłócać opieki nad pacjentem.
Najlepszym terminem na zaplanowanie spotkania będzie po godzinach lub w wolnym okresie czasu. W ten sposób spotkanie będzie miało niewiele przerw lub nie będzie miało przerw, a może się rozpocząć i zakończyć na czas. Dwutygodniowe lub miesięczne spotkanie personelu, które trwa nie dłużej niż godzinę, byłoby wygodniejsze.
Niektórzy menedżerowie mogą również spotykać się raz w miesiącu z mniejszymi grupami lub poszczególnymi członkami personelu, aby zająć się bardziej szczegółowymi tematami. Jest to ważny krok, który często jest pomijany w planach spotkań. Mniejsze grupy lub indywidualne spotkania umożliwiają ludziom poruszanie lub omawianie tematów, z którymi nie chcą rozmawiać przed większą grupą. Menedżerowie mogą również wykorzystać tę okazję do omówienia poufnych kwestii z członkami personelu bez nikogo wyjątkowego.
3Discuss Przedmioty ważne w ustawieniu medycznym
Chociaż każde biuro jest inne, dynamika biura medycznego ma bardzo podobny charakter. Na każdym spotkaniu należy poruszyć pewne tematy, aby upewnić się, że gabinet medyczny jest zgodny z wytycznymi stanowymi i federalnymi.
- HIPAA: Wszyscy pracownicy służby zdrowia mają obowiązek dbać o to, aby ich personel był przeszkolony i poinformowany o zgodności z przepisami HIPAA. Niezależnie od tego, czy celowe czy przypadkowe, nieuprawnione ujawnienie PHI jest uważane za naruszenie HIPAA. Przypomnij swoim pracownikom każde spotkanie o tym, jak ważne jest unikanie ujawniania informacji poprzez rutynową rozmowę; omawianie informacji o pacjencie w poczekalniach, korytarzach lub windach; właściwe usuwanie PHI; dostęp do informacji jest ściśle ograniczony do pracowników, których praca wymaga tych informacji.
- Kontrola zakażeń: Głównym celem kontroli zakażeń w gabinecie lekarskim jest zapobieganie rozprzestrzenianiu się chorób zakaźnych. Jak wszyscy wiemy, właściwe mycie rąk jest najskuteczniejszym sposobem zapobiegania rozprzestrzenianiu się infekcji. Jednak samo pranie ręczne nie może wykonać tej pracy. Przyjazne przypomnienia znacznie ułatwią zapewnienie bezpieczeństwa personelowi i pacjentom.
- Cele finansowe: Sukces każdego zakładu opieki zdrowotnej zależy od siły polityki finansowej urzędu medycznego i od tego, jak biuro osiąga swoje cele finansowe. Informowanie personelu o tym, jak dobrze lub źle funkcjonuje biuro, jest jednym ze sposobów na kontynuowanie dobrej lub ulepszonej pracy. Status finansowy urzędu jest równie ważny dla pracowników, ponieważ wiedzą oni, że dopóki biuro wykonuje dobrze finansowo, ich bardziej bezpieczni mogą czuć się w swojej pracy.
