Komunikacja elektroniczna staje się w dzisiejszych czasach bardziej popularna niż rozmowy telefoniczne, "poczta" ślimaka, a nawet w niektórych przypadkach, twarzą do spotkania na twarzach. W każdym profesjonalnym otoczeniu, w tym w biurze medycznym, ważne jest rozważenie kilku kwestii podczas wysyłania e-maili do współpracowników, pacjentów, lekarzy, szpitali, sprzedawców lub innych specjalistów.
Ludzie spędzają dużą część dnia na otwieraniu i czytaniu e-maili.
Cenny czas nie powinien być marnowany na nieskuteczne i nieważne wiadomości e-mail. Ten sam profesjonalizm, z którego korzystasz przez telefon, korespondencję korespondencyjną lub twarzą w twarz, powinien być również wyrażany w wiadomości e-mail. Zawsze pamiętaj, że wiadomość e-mail jest formą komunikacji, a sposób, w jaki odbiorca interpretuje wiadomość, jest jedyną rzeczą, która ma znaczenie.
Zanim utworzysz i wyślesz e-mail, zadaj sobie kilka pytań.
- Czy wiadomość e-mail jest najlepszą formą komunikacji dla informacji, które wysyłam?
- Czy to jest profesjonalne?
- Czy jest zgodny z HIPAA?
- Czy to dokładnie reprezentuje mnie i biuro medyczne?
Etykieta E-mail Etykieta nr 1
Czy myśl o treści wiadomości przed naciśnięciem WYŚLIJ. Upewnij się, że poczta e-mail jest odpowiednią formą komunikacji dla Twojej wiadomości zamiast rozmowy telefonicznej lub spotkania. Należy pamiętać, że treść powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.
Nie wysyłaj, nie przesyłaj ani nie odpowiadaj na wiadomości e-mail zawierające treści obsceniczne, obraźliwe, oszczercze, zniesławiające, rasistowskie lub seksualne. Kary mogą być surowe dla Ciebie i Biura Medycznego. Etykieta E-mail Etykieta nr 2
Czy
używać właściwej gramatyki, interpunkcji i ortografii. Ponownie, twoja wiadomość jest odbiciem twojego gabinetu lekarskiego. Pamiętaj też, aby treść była zwięzła i użyj odpowiedniego układu wiadomości, aby ułatwić jej czytanie. Zanim naciśniesz Pro WYŚLIJ
, sprawdź wiadomość e-mail. Nie używaj WSZYSTKICH CZAPEK, ponieważ jest to uważane za krzyki lub wrzaski w świecie online. Użyjpogrubionej
lub kursywy , aby podkreślić słowo lub frazę. Należy również unikać używania niezwykle fantazyjnych lub dziwnych czcionek, ponieważ utrudnia to czytanie wiadomości e-mail. Zasada etykiety e-mailowej nr 3 Zrób upewnij się, że wiadomość e-mail jest wysyłana do odpowiednich odbiorców. Informacje w Biurze Medycznym, w szczególności związane z informacją o pacjencie, powinny być udostępniane wyłącznie w oparciu o potrzebę wiedzy. Weź też pod uwagę, że ludzie mogą uważać informacje niezwiązane z nimi za "wiadomości-śmieci".
Nie
omawiać informacji osobistych i poufnych ani załączać plików pacjentów do wiadomości e-mail. Użyj numerów kont pacjentów lub numerów rejestrów medycznych, aby poinformować kogoś o przejrzeniu konta. Twoje informacje powinny być tam odnotowane. Etykieta E-mail Etykieta nr 4
Czy odpowiadaj na profesjonalne e-maile w ciągu 24 godzin, kiedy to możliwe. Jeśli to nie daje wystarczająco dużo czasu, przynajmniej odpowiedz, że otrzymałeś wiadomość e-mail, a skontaktujesz się z nimi jak najszybciej.
Nie odpowiadaj na spam lub prośby o subskrypcję / wypisanie się.
Spowoduje to tylko wzrost ilości spamu, który zaleje Twój firmowy adres e-mail. Etykieta E-mail Etykieta nr 5
Czy powstrzymuj emocje od wiadomości e-mail. Bądź grzeczny i profesjonalny. Dowiedz się, z kim możesz być nieformalny po upływie czasu wystarczającego do zbudowania tego rodzaju relacji.
Nie mów nic w e-mailu, którego możesz później żałować. Zachowaj ostrożność podczas wysyłania wiadomości e-mail lub odpowiadania na nią w gniewie. Nigdy nie twórz osobistych komentarzy na temat innej osoby, nie rób komentarzy, które mogłyby obrazić kogoś lub powiedzieć coś, czego nie powiesz osobiście.
Etykieta E-mail Etykieta nr 6
Czy zachować humor, dowcipy i ironię do minimum. Intencje często są "zagubione w tłumaczeniu" w e-mailach, a ludzie mogą nie zawsze żartować.
Pomyśl o tym z perspektywy odbiorcy. Nie wysyłaj, nie wysyłaj, ani nie odpowiadaj na łańcuszki. Jest to nieprofesjonalne zachowanie, a niektórzy postrzegają to jako wiadomości-śmieci. Pamiętaj, że każda przesyłana zawartość powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.
