Kontrola wewnętrzna to proces mający na celu zniechęcanie do oszustw, zabezpieczenie zasobów firmy i zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami. Kontrola wewnętrzna jest skuteczna tylko wtedy, gdy są one określone przez specyficzne potrzeby biura medycznego, wdrożone, monitorowane i mierzone, aby upewnić się, że funkcjonują zgodnie z planem.
Biuro medyczne musi stosować proaktywne podejście w celu zapobiegania i wykrywania uchybień pracowników poprzez wprowadzenie polityki dotyczącej kontroli wewnętrznych. Zapobieganie i wykrywanie odgrywają bardzo ważną rolę w każdym procesie kontroli wewnętrznej, minimalizując pewien poziom ryzyka.
1 Praktyki zatrudniające
Zatrudnianie najlepszych pracowników biur medycznych jest skutecznym sposobem wzmocnienia procesu kontroli wewnętrznej. Zatrudnianie personelu, który jest kompetentny, godny zaufania i niezawodny dzięki dokładnemu wstępnemu testowaniu kandydatów, jest po prostu dobrym interesem biznesowym. Kontrole wstępne i kontrole referencyjne to proste sposoby na pozbycie się złych jabłek i powstrzymanie niektórych osób od ubiegania się o pracę.
Mimo, że poprzednim pracodawcom nie wolno podawać żadnych informacji poza statusem zatrudnienia i kwalifikowalności do rehirii, możesz poprosić wnioskodawcę o podanie danych kontaktowych dla poprzednich przełożonych lub współpracowników w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Kontrole wewnętrzne, w tym kontrole zdolności kredytowej, zawierają również szczegóły dotyczące osobistej historii kandydata.
2 Rozliczanie ceł
Oddzielenie obowiązków zapobiega sytuacji, w której jeden pracownik ponosi odpowiedzialność za wiele transakcji związanych z obsługą finansów. Ilekroć pracownik musi obsługiwać pieniądze, powinna istnieć jedna osoba, która autoryzuje określone transakcje, inna osoba odpowiedzialna za przetwarzanie i inna osoba odpowiedzialna za pogodzenie i przechowywanie. Gwarantuje to, że nikt nie może wykonać żadnego zadania, które nie zostanie wykryte lub sprawdzone przez inną osobę.
Rozdzielenie obowiązków utrudnia utratę dowolnej kwoty, niezależnie od tego, czy dzieje się to na poziomie recepcji, czy na poziomie administracyjnym biura medycznego. Gdy pracownicy wiedzą, że każdy proces jest śledzony i monitorowany, zachęca on do dokładności i uczciwości w wykonywaniu zadań.
Dokumentacja 3D
Każda transakcja finansowa powinna mieć papierowy ślad. Dokumentacja to nie tylko praktyka pisania lub dokumentowania działań, ale także przechowywanie kopii wszystkich dokumentów finansowych, takich jak faktury i przekazy pieniężne. Pracownicy powinni być świadomi, że nigdy nie wykonają transakcji na podstawie ustnego żądania.
Ważna dokumentacja obejmuje oficjalne formularze urzędu medycznego, papier firmowy lub faktury i powinna być autoryzowana podpisem, jeśli jest to konieczne. Czeki powinny zawsze mieć fakturę, podobnie jak zwroty, przekazy pieniężne lub księgowania płatności. Gotówka powinna być akceptowana, nigdy nie przekazywana, chyba że zwróci pacjentowi zmiany. Uzgodnienie gotówki należy również udokumentować na początku i na końcu każdej zmiany.
4 Zabezpieczenia fizyczne i elektroniczne
Korzystanie z sejfów, systemów alarmowych, kamer i zamków może być pomocne dla biura medycznego w zakresie ochrony danych, zapasów, aktywów i pieniędzy.
1. Wszystkie kasy, kontrole i paragony powinny być zamknięte w sejfie z ograniczonym dostępem personelu medycznego. Kombinacje powinny być regularnie zmieniane.
2. Zainstalować systemy alarmowe na godziny i dni wolne od pracy.
3. Kamery można umieścić przy każdym wejściu i wyjściu, w recepcji i wycelować w sejf.
4. Drzwiczki w pomieszczeniu zaopatrzenia i / lub szafce aptecznej powinny być zamknięte przez cały czas i zezwalać tylko na dostęp do niektórych obszarów w razie potrzeby.
Zabezpieczenia elektroniczne obejmują korzystanie z haseł i ograniczanie dostępu wyłącznie do upoważnionego personelu.
5 Monitorowanie operacji
Jakikolwiek proces kontroli wewnętrznej byłby niepełny bez możliwości monitorowania operacji. Monitorowanie kontroli wewnętrznej obejmuje przegląd codziennych operacji, aby zapewnić prawidłowe działanie procesów.
1. Uzgodnienie gotówki
2. Kontrola konta lub wykresu
3. Weryfikacja poprzez porównanie sprawozdań
4. Regularne kontrole zapasów
Konieczne jest baczne obserwowanie wszystkich procesów, ale przede wszystkim kierownik biura medycznego musi:
1. Ustalić zasady i cele
2. Przekazywanie ich wszystkim pracownikom
3. Regularnie przekazywać informacje zwrotne
